Благодаря развитию технологий, большая часть рабочих вопросов сегодня может решаться удаленно. Вы можете посещать рабочие собрания и деловые встречи, не покидая собственного офиса или даже собственного дома. Такая «виртуализация» общения привела к тому, что роль делового этикета стала менее важно. Сегодня его место занимают другие неписаные правила общения – технологический этикет. Вот что следует о нем знать, чтобы не ударить в грязь лицом при деловой переписке.
Рассматривайте онлайн-общение как деловую переписку
Если вы отправляете сообщение или электронное письмо, связанное с какими-то вопросами бизнеса, будьте профессиональны. Избегайте смайликов, цветных шрифтов или неинформативных картинок. Письмо должно содержать сдержанное приветствие, а затем без лишних предисловий описывать суть вопроса. В конце не забывайте подписываться. Если речь идет об е-мейле, подпись должна быть полной, в соответствии с канонами деловой переписки.
Пишите кратко, но не резко
Деловая переписка предполагает краткость, но не обрывочность. Общайтесь с собеседником полными предложениями. Односложные ответы могут быть восприняты как грубость или резкость.
Впрочем, тут все зависит от вашего индивидуального стиля общения. Если вы переписываетесь с кем-то, кто вас хорошо знает, короткие ответы вряд ли будут восприняты неправильно.
Отвечайте быстро
В бизнесе скорость может иметь огромное значение. Потому, если вы получаете деловое электронное письмо, постарайтесь ответить на него в течение того же рабочего дня. Отвечайте даже в том случае, если не имеете ответа на поставленные в письме вопросы. Лучше прямо сообщить в письме, что корректный ответ будет предоставлен позднее, чем просто тянуть время. У собеседника не должно сложиться впечатление, что вы его игнорируете.
Будьте осторожны с функцией «Ответить всем»
Уважайте приватность собеседника при использовании функции «Reply All». Помните, что при массовом рассылании ответа информация из оригинального письма может стать доступна людям, которым она не предназначена. Если вы хотите ответить кому-то конкретному, обязательно проверяйте список адресов. А еще лучше – создайте новое письмо.
Не пересылайте файлы без разрешения
Во многих компаниях политика безопасности запрещает пользователям открывать письма, содержащие вложения. Если вы напишете собеседнику, прикрепив к письму файл, ваше сообщение может навсегда остаться непрочитанным. Потому предварительно спрашивайте собеседника, как ему будет удобно получить тот или иной файл. Возможно, вместо вложения будет уместнее воспользоваться облачным хранилищем.
Не рассылайте нежелательную рекламу
То, что ваша компания ведет дела с какими-либо бизнес-партнерами, еще не значит, что эти партнеры хотят получать от вас письма с рекламой продукции. Деловой партнер – это не обычный клиент. Учитывайте, что он может получать десятки важных сообщений в день, а потому не захламляйте его почтовый ящик неинформативным спамом. Если бизнес-партнер захочет получать вашу рекламную рассылку, он подпишется на нее как обычный пользователь.
Грамотно пользуйтесь функцией скрытой копии
Если вы хотите отправить одинаковое сообщение группе людей, но при этом не хотите делиться списком контактов, вписывайте их адреса в поле скрытой копии. При этом основной адресат не получает уведомления о других адресатах.
Не нужно шутить и использовать жаргон
Если вы не хотите, чтобы вас посчитали непрофессионалом, аккуратно выбирайте выражения. Не используйте жаргонизмы и ругательства. С шутками также нужно быть очень аккуратным.
Используйте автоответчик
Конечно, ваш деловой партнер не ждет, что ему будут отвечать 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Тем не менее, если вы отлучаетесь действительно надолго, к примеру, уходите в отпуск, запрограммируйте автоответчик так, чтобы он уведомлял людей о приблизительных сроках вашего возвращения. Как уже говорилось выше, у собеседника не должно быть ощущения, что вы его игнорируете.
