BPM (Business Process Management) — це категорія програмних продуктів, які спрощують управління різними типами діяльності компанії. Цей сегмент програмного забезпечення призначений для оперативного виявлення слабких ділянок процесів або організаційної структури, які знижують продуктивність організації.
ВРМ створює особливу методологію, систему принципів побудови бізнес-процесів організаційної схеми та управління.
Бізнес-процеси можна поділити на виконувані (призначені для автоматизації та запуску в роботу) та невиконувані (призначені для вивчення, тестування та виявлення помилок або суперечностей).
А BPMS (Business Process Management System або Business Process Management Software, система для управління бізнес-процесами) — це програмне забезпечення для втілення BPM-концепції в життя. Її технологічна частина.
Розповідаємо, як і для чого необхідно впроваджувати автоматизацію бізнес-процесів і як це допоможе власнику вийти з операційної роботи.
Які бувають бізнес-процеси
Усі напрями діяльності компанії можна об’єднати в групи спеціалізованих бізнес-процесів. Отже, процес — це будь-яка послідовність дій, націлена на отримання певних результатів, незмінних від повторення до повторення.
Є такі основні групи бізнес-процесів:
Управління. Це діяльність, яка безпосередньо пов’язана з управлінням, і процеси, спрямовані на забезпечення виживання організації: конкурентоспроможності, розвитку, досягнення поставлених цілей. Відмінними рисами процесів, що регулюють поточну діяльність компанії, є планування, організація, облік, контроль і коригування виробничих процесів.
Виробництво. Виробничі процеси ще називають основними, оскільки саме вони забезпечують дохід компанії через випуск продукції — товарів або послуг.
Забезпечення. Ці процеси є допоміжними до виробничої діяльності. Наприклад, кожна компанія має кадрове, фінансове й технічне забезпечення.
Продуктивне управління бізнес-процесами передбачає, що кожний ланцюжок послідовних дій має єдиного менеджера або власника процесу. Це співробітник, на якого покладено відповідальність за отримання результату та який уповноважений приймати рішення, націлені на максимальне задоволення споживача.
Як впровадити BPM
Кількість кроків і часу для впровадження BPM — індивідуальна історія для кожної компанії. Але можна виокремити чотири універсальні рекомендації:
Планування. Це визначення процесів, які будуть реалізовані в проєкті, а також цілі та метрики по кожному з них (поточні та очікувані).
Опис. Це складання карти процесів. Тут треба визначити всі зв’язки, події, а також складові з урахуванням ризиків. Необхідно визначити чіткі терміни впровадження кожного процесу й обговорити технічну складову інтеграції процесу в роботу.
Налаштування. Це реалізація всіх моделей за допомогою BPMS і запуск пілотного проєкту.
Оцінювання результатів. Цей етап необхідно запускати з початком експлуатації. Він триватиме постійно, адже BPM — це постійна робота й поліпшення процесів. Команда починає отримувати фідбек від клієнтів і перші метрики нових процесів і вносить коректування в робочі моделі.
Навіщо виходити з операційної роботи
Власник бізнесу — це людина, яка його створила та яка має право приймати остаточне рішення про те, як буде розвиватися проєкт. В обов’язки власника входить стратегічний маркетинг — привабливе «пакування» ідеї. Але при цьому засновник бізнесу може керувати компанією особисто, виконуючи функції топменеджера: контролювати управління фінансовими та кадровими питаннями, наглядати за безпекою співробітників і вирішувати інші питання, пов’язані з керівництвом компанією. А може й передати ці обов’язки найманому директору.
Щоб операційне управління було ефективним, необхідне повне занурення в процес, а це вимагає великої кількості часу та зусиль.
Власник може потрапити в пастку, коли сам не розуміє, що своїми руками руйнує бізнес. Насамперед через те, що, перебуваючи постійно в операційному управлінні, він фізично не зможе вибудовувати бізнес-стратегію розвитку компанії в довгостроковій перспективі, відстежувати тренди в ніші, пропонувати нові продукти. Однак конкурент у будь-який момент може розробити більш інноваційні технології виробництва або більш технологічний продукт, і тоді його компанія залишиться за бортом бізнесу з усіма активами.
Щоби цього не сталося, власник має вміти дистанціюватися від поточної рутини й бачити повну картину з боку.
Вийти з оперативного управління власник бізнесу може тоді, коли компанія навчилася приймати рішення з поточних завдань без його безпосередньої участі. А сам власник розуміє, що, навіть поєднуючи свої обов’язки з функціями директора, він може керувати компанією за допомогою певних показників, а не особисто «гасити пожежі».
Як у цьому допоможе BPM
BPM-система дозволяє автоматизувати бізнес-процеси. Наприклад, можна розпочати з масових рутинних операцій або з процесів, які найбільше впливають на прибуток компанії, чи з найбільш проблемних ділянок.
BPM-система автоматизує завдання, які неможливо або дуже довго необхідно виконувати вручну. Також вона забирає рутинні операції в співробітників і зменшує можливість помилок через людський фактор. А ще автоматизація може допомогти навести лад у справах компанії.
Вона заощаджує час, допомагає збільшити прибуток, підвищує ефективність та точність процесів та поліпшує їх.
Завдяки впровадженню BPM власник точно може бути спокійним щодо рутинних завдань та тих, що можна автоматизувати. Вони будуть виконуватися ефективно та без помилок.
Яку BPM-систему обрати
Пропонуємо три варіанти, які вже давно працюють в Україні:
- Creatio. Її створила компанія Terrasoft. Ця система дає змогу створювати та автоматизувати бізнес-процеси різної складності, а ще в ній є готова бібліотека процесів, що побудовані відповідно до різноманітних світових практик.
- Scriptum BPM. Система підвищує ефективність бізнес-процесів, а також автоматизує їх. Також дозволяє швидко розв’язувати проблеми бізнесу: наприклад, інтегрувати між собою різні системи компанії, автоматизувати процеси, прискорити взаємодії тощо.
- «Бітрікс 24». Її завдання — створювати та редагувати бізнес-процеси, відразу їх впроваджувати, виводити показники ефективності, контролювати роботу, робити висновки, а потім аналізувати їх.
