Електронний документообіг заощаджує час і гроші компаній, оптимізує їхні бізнес-процеси, захищає важливі документи та гарантує безпечний доступ до них. До того ж ЕДО допомагає світу та екології. Розповідаємо, як впровадження електронних документів змінює світ.
Допомагає компаніям ставати краще
Електронний документообіг розв’язує проблеми компаній, покращує їхню роботу та підвищує ефективність.
Наприклад, перехід на електронний документообіг дозволяє їм зекономити гроші та час. Щоби відправити лист поштою або кур’єром у дві сторони потрібно заплатити. У середньому ФОП підписує 15 документів на місяць, які потрібно відправити в обидві сторони. Припустимо, що одна відправка «Нової поштою» коштує приблизно 40 грн. Виходить, що тільки на доставку в місяць потрібно витрачати близько 1200 грн. Іноді за це доводиться платити й самим клієнтам. Так, навіть щоби просто приїхати в офіс компанії й підписати всі необхідні документи, потрібно витрачати час (часто — робочий) і гроші на дорогу.
Підписати електронні документи же можна в будь-який час.
З паперовим документом завжди може щось трапитися. Його легко втратити або пошкодити. Архів взагалі може згоріти. Втрата документа — часте явище.
Впровадження електронного документообігу підвищує рівень безпеки документів, адже в ньому використовуються алгоритми шифрування цифрового підпису. Ніхто інший не може їх підписати.
Також у системі ЕДО є розмежування прав доступу — документ не може потрапити в інший відділ. Його отримають і побачать тільки ті, хто має. Усі документи можуть зберігатися на сервері компанії або ж на хмарних сервісах провайдера.
Далеко не всі зберігають свої документи в одному місці. Часто люди забувають покласти папір у спеціальну папку, або документ просто десь втрачається. До того ж постійно потрібно робити копії, витрачати на це час і гроші й забивати квартиру або офіс купою паперів, які ніколи не можеш вчасно та швидко знайти.
Електронні документи завжди в одному місці. Ти знаєш, що в тебе де, і, якщо треба, можеш відправити будь-яку кількість документів вчасно й оперативно.
До того ж у багатьох сервісів є мобільні застосунки.
Електронний документообіг робить життя компаній комфортнішим та безпечнішим, а також дає можливість економити, більше заробляти та не витрачати час на непотрібні справи.
Допомагає людям ефективніше працювати
Завдяки тому, що компанії переходять на електронний документообіг, працівники більше не змушені витрачати купу часу на роботу з папером.
Наприклад, співробітники витрачають 50 % свого часу на пошук інформації, а на пошук кожного документа йде в середньому 18 хвилин. Зберігання електронних документів не тільки відбирає фізичний простір, але також скорочує час, що витрачається на пошук записів.
Також вони можуть помилятися в документах, адже ніхто не відміняв людський фактор.
А ще ЕДО допомагає зробити робоче місце більше ефективним. Найшвидший спосіб досягти мінімалістичного способу життя — це зупинити накопичення паперів на робочому столі. Треба позбутися друкованих документів і викинути непотрібний папір у сміттєвий бак.
Зекономлені час та енергію люди можуть спрямовувати на нові проєкти та творчі завдання, які їм до вподоби.
Допомагає екології
За оцінками Міжурядової групи експертів зі зміни клімату, близько 20% глобальних викидів CO2 зумовлено знищенням лісів і його наслідками. У Greenpeace підкреслюють, що 80% усіх пралісів планети вже знищені, а ті, що залишилися — знаходяться під загрозою. Щорічно у всьому світі знищується 13 млн гектарів лісу.
Електронний документообіг допомагає знизити рівень вирубки дерев.
Як обрати систему ЕДО
В Україні вже можна вибрати систему електронного документообігу серед багатьох варіантів.
Наприклад, Deals. Вона збільшує кількість вчасно погоджених документів, а ще скорочує час підготовлення та погодження документів у кілька разів.
Чи сервіс Paperless, який допомагає обмінюватися документами в електронній формі. Ще один варіант — Megapolis.DocNet. Вона організовує систему ЕДО в компаніях будь-якого рівня і сфер діяльності, а також у державних установах, підприємствах та органах влади. Основною метою впровадження систем Megapolis.DocNet є підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи.
