Бумажные документы постепенно уходят в прошлое, а вместе с ними — мокрые печати и собственноручные подписи. Их электронные аналоги уже используются повсеместно, и в скором времени иметь электронную подпись будет необходимо всем — и для личного использования, и для бизнеса.
Правовая база
В настоящий момент правила использования квалифицированной электронной подписи (далее — КЭП) регулируются законом Украины «Об электронных доверительных услугах», который вступил в силу в ноябре 2017 года, в связи с чем утратил силу закон «Об электронной цифровой подписи», принятый еще в 2003 году. Говоря о цифровой подписи, многие по-прежнему используют аббревиатуру ЭЦП, хотя если следовать букве закона, то правильно «КЭП».
С 2017 года в Закон «Об электронных доверительных услугах» был внесен ряд правок и это еще не конец. В 2021 году завершится тестовый период эксплуатации «усовершенствованной электронной подписи» и до 31 декабря Верховная Рада должна принять новый закон, регулирующий правила хранения и использования КЭП, так что следить за изменениями в законодательстве не помешает.
Где получить КЭП
Электронную подпись можно получить у Квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг, список которых приведен на сайте Центрального удостоверяющего органа. Сейчас таких поставщиков двадцать. Среди них: Министерство юстиции, Государственная фискальная служба, «Ощадбанк», «Приватбанк» и прочие. У большинства поставщиков подпись можно получить бесплатно, а в некоторых случаях — удаленно и за считанные минуты (если, к примеру, у вас есть счет в «Приватбанке», и вы уже проходили там процедуру идентификации).
Разницы между КЭП от разных поставщиков нет. В случае если Квалифицированный поставщик прекратил свою деятельность, все выданные им КЭП аннулируются, но документы, подписанные с их помощью, легитимности не утратят. Для дальнейшей работы с электронными документами необходимо будет получить новую КЭП.
Виды электронных подписей, и как их хранить
Технологии постоянно развиваются, но на данный момент можно выделить четыре разновидности КЭП. Все они одинаково легитимны; основное отличие между ними — место хранения.
- Файловая КЭП. Это — не защищенные от копирования файлы с расширениями *.dat, *.pfx, *.pk8, *.zs2 или *.jks. После того как КЭП была сформирована квалифицированным поставщиком, ее можно загрузить на ПК или флешку и там и хранить.
- КЭП на защищенном токене — скопировать его на другое устройство не получится. Такими подписями обязаны пользоваться представители органов государственной власти, сотрудники госпредприятий, нотариусы, регистраторы. Круг этих лиц четко определен в Законе «Об электронных доверительных услугах». Представители частных компаний и физлица в их число не входят.
- Mobile ID. КЭП, хранящаяся на SIM-карте смартфона, которая сама по себе считается защищенным носителем. Получить такую карту можно у операторов мобильной связи: «Київстар», Vodafone, Lifecell.
- Облачная КЭП. Подпись, хранящаяся на сервере провайдера услуги. Преимущество ее в том, что она доступна с любого устройства. Есть бесплатные, такие как SmartID, но пользоваться ей можно только через Privat24. Есть платные, такие как DepositSign — компания входит в список «Квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг».
Где можно использовать КЭП
В перспективе — везде. Почти все документы, которые необходимы для ведения бизнеса, взаимоотношений с контрагентами и подачи отчетности можно перевести в электронный формат и подписывать КЭП. Все они имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, с собственноручной подписью и печатью.
Физлица тоже могут получить и использовать КЭП для личных целей. Особенно учитывая то, какими темпами переводит в онлайн разнообразные государственные сервисы Минцифра на портале Дiя. В перспективе большинство документов можно будет оформить и подписать дистанционно, используя собственную КЭП.
Как подписать электронный документ
Совершенно бесплатно и без регистрации это можно сделать на портале Министерства цифровой трансформации «Дiя». Это вариант подходит для частных лиц, которым нечасто приходится иметь дело с электронными документами. Для бизнеса необходимо уже что-то посерьезнее, а именно система электронного документооборота. Например, разработанная Приватбанком система ЭДО Paperless. Она позиционируется как решение для малого бизнеса. Функционал минимален, но она совершенно бесплатна, а документы можно подписывать через приложение Privat24 с помощью как обычной КЭП, так и «облачной» подписью SmartID от того же Приватбанка.
Для средних и крупных компаний лучше будет использовать другое решение: например, систему Deals от Intecracy Deals. В ней можно задавать маршруты прохождения документов, распределять роли сотрудников, создавать департаменты и подписывать документы всеми видами подписей: обычной или «облачной» КЭП, защищенным токеном и Mobile ID.
Кстати, подписать документ с помощью цифровой подписи можно даже в программах Microsoft Office. Подробную инструкцию можно найти на официальном сайте (на украинском языке инструкции нет).
Как выглядит электронный документ
Это может быть один или несколько файлов разных форматов. Если документ сохраняется в архивном формате, например, PDF, то это будет один контейнер, содержащий в себе и файл самого документа, и файлы подписей к нему. Если же это Word, Excel, JPG или какой-либо другой формат, система сохраняет их отдельно или же создает архив, например, ZIP.
Как проверить электронный документ
КЭП можно проверить на соответствующей странице сайта Центрального удостоверяющего органа. Нужно просто загрузить файл электронного документа и сертификата КЭП, который формируется при его подписании. Для того чтобы проверить КЭП или документ, регистрироваться не обязательно. Сам сервис бесплатный. Если КЭП на момент подписания была недействительна, или в документ вносились правки после того, как его подписали, система сообщит об этом.
