Автор: Евгений Загладько — бизнес-журналист, специалист по развитию бизнеса
Перевод документооборота в «цифру» — простой и быстрый способ повысить эффективность и сократить расходы компании. Это не требует больших затрат, а результат будет ощутим в течение пары месяцев.
Документы — это то, на чем держится бизнес. Это — опора, без которой невозможна реализация самой блестящей идее. Чем больше бизнес — тем больше поток документов. И если процесс управления документами в крупной компании осуществляется в ручном режиме, временные и материальные затраты на его поддержание могут быть огромны. Внедрение электронного документооборота (далее — ЭДО) на предприятии — логичный и неизбежный шаг на пути к развитию бизнеса. После внедрения ЭДО на 65% сокращаются издержки на поддержание потока документов и на 40% — вероятность возникновения задержек и ошибок. Цифровизация документооборота имеет много преимуществ, которые ускоряют процессы в компании.
Документация — это то, на чем держится внутренняя работа компании и то, что объединяет партнеров и контрагентов Тем не менее, во многих компаниях то, что должно быть источником силы, остается болезненной точкой, так как документы привязаны к устаревшему бумажному формату.
Бумажные процессы не только требуют создания физического архива, который занимает пространство. Управлять такими архивами сложно и трудоемко. Поиск документов занимает очень много времени и отнимает при этом ресурсы. Как результат, 75% организаций испытывают трудности с соблюдением сроков подачи документов, предусмотренных условиями договоров. Кроме того, сроки согласования и подписания документов могут быть легко пропущены и сорваны, что ведет к ненужным затратам и замедлению бизнес-процессов.
Во многих компаниях документы по-прежнему хранятся в бумажном виде или перемещаются в цифровой архив только после ручной обработки сотрудниками и контрагентами. При этом компания может сразу извлечь выгоду из широкой функциональности цифровой системы управления документами. Благодаря цифровизации, управление документами можно превратить из административной рутины и барьера на пути развития бизнеса, в инструмент повышения его эффективности.
Решения для электронного документооборота помогают компаниям управлять документами проще и эффективнее. Благодаря цифровому управлению, пользователи получают полный контроль над документооборотом. Система отправляет уведомления об изменениях, сроках согласования, одобрения и подписи документов, стандартизирует и автоматизирует все этапы управления документами — от создания, до нанесения электронной подписи.
Внедрение ЭДО может способствовать улучшению целого ряда показателей. Наряду с сокращением административных расходов, решения для цифрового документооборота помогают предприятиям улучшить взаимоотношения с контрагентами и повысить эффективность переговоров. Аналитики Forrester & Aberdeen отмечают, что цифровые технологии дают возможность улучшить соответствие требованиям клиентов на 55%, при этом сократить время проведения сделки на 50%. Вероятность повторной сделки увеличивается на 25%, соответственно, растут и доходы компании.
Процесс управления документами клиента, поставщика, партнера или сотрудника — непростая задача. Неправильное обращение с ними может привести к штрафам за несоблюдение, упущенным возможностям и потенциально дорогостоящим юридическим разбирательствам. Ручной процесс обработки бумажных документов увеличивают вероятность возникновения таких проблем.
Около 85% украинских компаний все еще продолжают создавать, пересылать и хранить всю документацию на бумаге. При этом все уже давно привыкли к электронному документообмену с контралирующими органами. Бухгалтерии подавляющего большинства украинских предприятий подают отчетность в налоговую с помощью системы MeDoc. В ней можно обмениваться первичными документами и с контрагентами, но этой функцией пользуются очень немногие компании. При этом, на рынке представлены минимум десяток современных решений, предназначенных для внешнего ЭДО. В большинстве своем это — веб решения, работа в которых ведется через браузер, поэтому доступ к документам есть 24/7, с любого устройства, из любой точки мира. Некоторые системы ЭДО, такие как Deals от Intecracy Deals имеют мобильные приложения, что еще больше облегчает работу.
Электронный документообмена с контролирующими органами и внешнего документооборота, есть еще и внутренняя организационно-распорядительная документация. И чем крупнее предприятие, тем больше времени и ресурсов она отнимает. Решения для внутреннего ЭДО тоже есть. Один из вариантов — система Megapolis Doc.Net от компании InBase.
Хотя потребности каждой компании могут быть уникальными, решения для электронного документооборота помогают предприятиям администрировать документооборот более простым и эффективным способом благодаря следующим ключевым преимуществам:
Централизованное управление документами
Системы ЭДО позволяют централизованно управлять всеми документами предприятия, распределять права пользователей, настраивать маршруты прохождения документов и разделять документопотоки разных департаментов. При этом руководитель всегда имеет возможность контролировать все этапы работы с документами.
Прозрачность всех процессов
От текстового поиска по отдельному документу до анализа всех его параметров — все это доступно мгновенно, в любое время. Это значительно облегчает контроль и помогает оптимизировать процессы.
Соблюдение дедлайнов
Электронный документ не теряется, не пропадает и забыть о необходимости подписать его невозможно. Система оповещает о стоящих задачах и сроках их выполнения.
Безопасность данных
Системы ЭДО — это веб-решения, данные из которых хранятся в облаке. Разработанные концепции авторизации исключают любой неконтролируемый доступ к документам. Резервные копии создаются автоматически. Сотрудники имеют доступ только к своим документам, что определено их правами доступа. Уровень безопасности у системы ЭДО намного намного выше, чем у обычного бумажного архива.
