Електронний документообіг дозволяє бізнесу економити час і гроші, робота стає більш безпечною та надійною, спрощується комунікація з клієнтами та контрагентами та покращується якість контролю за роботою співробітників і самої компанії.
Головне — вибрати систему електронного документообігу, яка буде відповідати вашим потребам. Щоб це зробити — можете ознайомитися з тим, що пропонує ринок.
Навіщо впроваджувати електронний документообіг
Впровадження електронного документообігу допомагає поліпшити відразу кілька робочих процесів:
- На роботу з документами йде набагато менше часу.
- Витрачається менше грошей, які можна зекономити та направити на розвиток компанії.
- Ризик помилки зводиться до нуля.
- Захист даних стає більш надійною.
- Комунікація з клієнтами й співробітниками стає ефективніше.
- Підвищується якість контролю за робочими процесами.
elDoc
Тут є звичні для сучасної системи ЕДО функції. Наприклад,доступ 24/7 з будь-яких пристроїв, простий та зрозумілий інтерфейс. Також є спільна робота над документами, дизайнери процесів, конструктори форм, електронний архів, моніторинг, аналітика, звітність, організаційна структура, CRM та багато іншого.
Ще система дозволяє в режимі реального часу відстежувати статус документу, здійснювати контроль виконання доручень та проводити аудит дій.
elDoc підтримує функціонал автоматичних нагадувань про події в системі шляхом надсилання email-повідомлень.
Deals
Сервіс збільшує кількість узгоджених вчасно документів, а також скорочує час підготовки та узгодження документів в кілька разів.
Економить на адміністративних і логістичних витратах. Забезпечує постійний доступ до документів і підтримує всі українські АЦСК. Потрібно лише підключитися до системи, додати до неї свого контрагента і почати підписувати q обмінюватися документами онлайн.
Серед переваг Deals:
- Використання КЕП там Mobile ID. Кваліфікований електронний підпис допоможе заощаджувати на логістиці кожного документа, мінімум, 100 гривень.
- Заощаджує час. Можна працювати, коли й де завгодно. Не треба бігати департаментами, щоб зібрати документи.
- Хмарне рішення. Допомагає відкинути рутину перекладання папірців.
- Мобільний застосунок. Дозволяє зручно працювати зі смартфона.
E-DOCS
Інтерфейс системи адаптований для роботи на будь-яких пристроях — комп’ютер, планшет або смартфон.
E-DOCS працює завдяки технологіям Microsoft та OpenText, які розширені гнучкими та функціональними засобами адаптації та налагодження.
З нею можна обрати оптимальний варіант розгортання системи (в хмарі або на власних серверах).
Система пропонує компаніям:
- Упорядкувати всі процеси, в яких народжуються документи
- Навести порядок в існуючих документах
- привести зовнішній вигляд і стиль в документах до єдиного
- Скоротити витрати ТА підвищити оперативність офіційної ділової переписки з контрагентами.
BAS Документообіг КОРП
Система спрямована на автоматизацію документообігу.
Тут можна працювати з будь-якими документами, в неї є 45 готових інструкцій. Папки можуть сортуватися відповідно до структури компанії або за типами документів. Всюди можна встановити права доступу користувачів.
Ось що ще є в системі:
- Автоматизований розгляд. Далі документ ставиться на контроль;
- Оповіщення відповідальних за виконання осіб;
- Підтримка регламентованої тривалості виконання;
- Створення справ, переміщення закритих на збереження або знищення;
- Оформлення звітів по документації, що прибула, а також по виконаній та простроченій.
- Пошук файлів може проводитися за реквізитами, змістовними частинами або повнотекстовий.
Також система дозволяє моніторити робочий процес співробітників. Кожен день формується звітність, в якій вказані проєкт, зміст завдання та час.
Megapolis.DocNet
Вона організовує систему ЕДО в компаніях будь-якого рівня й сфер діяльності, а також в державних установах, підприємствах та органах влади.
Цей сервіс підходить для автоматизації документоорієнтованих бізнес-процесів, які пов'язані із загальною і операційною діяльністю організації.
Основною метою впровадження систем Megapolis.DocNet є підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи. Ця система охоплює всі етапи життєвого циклу документів: від підготовки проектів документів до організації архівного зберігання (із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису).
Ось основні інструменти системи ЕДО:
- Підготовка, узгодження та реєстрація документів;
- Моніторинг і контроль виконання завдань;
- Повідомлення та нагадування;
- Робота з документами в офлайн-менеджері;
- Мобільний додаток;
- Автоматизація бізнес-процесів;
- Управління договорами і довіреностями;
- Автоматизація процесів обробки звернень громадян;
- Конструктор звітів та аналітика;
- Гнучкий пошук;
- Електронний архів;
- Експедиція документів;
- Ведення організаційної структури та штатного розкладу.
