"Автоматизация – это колоссальная выгода для компании", - Виктория Сиротенко,
HR-консультант и основатель школы Digital HR
Компания PeopleForce запустила первый в Украине подкаст для HR - «PeopleCast». Это платформа, где владельцы бизнеса и эксперты в области HR-менеджмента раскрывают секреты своей работы и делятся уникальным опытом.
В выпуске «PeopleCast» мы встретились с Викторией Сиротенко, основателем школы Digital HR. Виктория поделилась своим опытом автоматизации HR-процессов, рассказала, как лучше всего внедрять HRM-системы, как бороться с сопротивлением со стороны сотрудников и как автоматизация влияет на эффективность бизнес-процессов.
Поделитесь вашим пониманием того, что такое Digital HR и что вас натолкнуло на мысль создать собственную школу?
Идея создания возникла по очень простой причине: Digital HR объединяет социальные сети, приложения, облачные технологии и CRM-платформы. Все это помогает в управлении персоналом и упрощает нашу работу. Вы сами прекрасно понимаете, что сейчас все сложнее и сложнее компаниям выживать в современных условиях конкуренции. Без автоматизации и без систем управления это уже делать сложно. Всемирная пандемия заставила задуматься многих собственников о том, что нужно в срочном порядке переводить свою деятельность в онлайн. Я сейчас наблюдаю огромный всплеск спроса на комплексные HRM-системы, которые позволяют автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов. И я уверена, что к концу 2020 года мы в каждом бизнесе найдем хотя бы один инструмент, который автоматизирует процессы.
На самом деле, в мире уже давно все автоматизировали НР-процессы, но в Украине все привязаны к старым технологиям. Поделитесь своими размышлениями, почему Украина отстает в этом вопросе?
Я могу сказать, что в данный момент не автоматизируются только те компании, которые не уверены в своем будущем. Нежелание вкладывать средства в оптимизацию, модернизацию, повышение производительности – это показатель отсутствия долгосрочного планирования своего развития. А если дополнить свой ответ на вопрос, почему возникла идея создания школы Digital HR – есть еще одна причина. HR-специалисты не проявляют инициативу и не продвигают проекты автоматизации. Они не знают, с чего начать, что и как автоматизировать, как убедить собственника бизнеса в выгодах внедрения. Коммуницировать с собственником сложно, потому что он смотрит немного с другой стороны. Он не понимает, зачем автоматизировать только HR-процессы, если ему, в первую очередь, важнее автоматизировать процессы отдела продаж, производственного отдела, отдела закупок, то есть того, что, в первую очередь отражается на прибыли. Решения об автоматизации HR часто откладываются или затягиваются.
Если HR-менеджер уже решился заняться автоматизацией, с чего стоит начать?
Существует два типа организации процесса автоматизации. Есть проекты, в которые привлекают внешних консультантов, а есть проекты, когда сам штатный специалист инициирует автоматизацию и сам же ее осуществляет. Это всегда сложно, но процессы несколько отличаются. Я расскажу, как автоматизация осуществляется силами штатных специалистов.
Первое, что я рекомендую, - это понять и принять для себя решение, что именно вам необходимо автоматизировать. Потому что в данный момент автоматизировать можно практически любой процесс и для этого существует множество IT-решений. Сначала нужно составить список процессов и операций в них. Этот список индивидуален для каждой компании. Затем следует расставить приоритеты. Где больше всего проблем? Какой вопрос больше всего повлияет на прибыль предприятия, если его автоматизировать? Так будет проще говорить с собственником.
Еще немаловажно, что кроме понимания того, какой бизнес-процесс вы хотите автоматизировать, нужно понять, как он сейчас работает в компании. Если есть процедура, то процедура должна быть принята всеми руководителями структурных подразделений. Она должна соблюдаться, а HR-отдел должен контролировать, как это происходит. После этого формируется список требований к системе автоматизации и сравниваются разные системы, которые предлагаются на рынке, тестируются варианты. Сейчас много IT-решений, которые предоставляют тестовые периоды. Так можно понять, для каких целей их лучше использовать. К автоматизации нужно подходить комплексно и обязательно поговорить со всеми менеджерами отделов, чтобы они внедряли новые решения уже на местах.
У компании могут возникнуть трудности на этапе внедрения, когда сотрудники отказываются использовать систему. Что делать?
На каждом проекте мы сталкиваемся с сопротивлением. Особенно сложно в тех случаях, когда средний возраст сотрудников 35+. Людям привычнее всего работать определенным образом, а что-то новое всегда отнимает больше времени, потому что это нужно изучить. Чтобы снизить сопротивление, я рекомендую прописывать максимально простые и подробные инструкции. Это может быть схема, описание бизнес-процесса. Если есть возможность записать простое видео, которое показывает, как работать с этим инструментом, это тоже может помочь снизить градус сопротивления среди сотрудников компании. Кроме этого, когда пойдет сам процесс внедрения, многих сотрудников в этот процесс нужно вовлекать короткими, но частыми встречами формата «вопрос-ответ». В процессе внедрения проекта мы стараемся проводить такие сессии, как минимуму, раз в неделю. Так сопротивление постепенно снижается, негатив убирается и все понимают, что такая система – это проще, легче и интереснее.
Главное – не допустить ошибки и не начать использовать принудительные меры и штрафные санкции. Это все будет негативно влиять на внедрение проекта.
А какие основные сложности при внедрении автоматизации?
Подводных камней очень много и они очень индивидуальны для разных компаний. Все зависит от того фундамента, который был заложен изначально при инициировании этого проекта. Я и мои коллеги сталкиваются с наличием ресурсов. Многие говорят, что хотят внедрить автоматизацию, но на половине пути начинают останавливаться. Здесь очень важно подготовить качественный фундамент реализации проекта. На нашем курсе по автоматизации я даю алгоритм, как это осуществляется в наших проектах. Мы проводим анкетирование персонала. Важно сформулировать правильные вопросы, чтобы выделить сложные участки.
Обязательно нужно получить поддержку со стороны IТ-службы, службы безопасности, юридического отдела, потому что есть нюансы и законодательные нормы, которые компании должны соблюдать. И есть такие системы, которые предполагают определенные юридические рамки. Также обязательно нужно обсудить сроки внедрения.
Бытует такое мнение, что внедрение автоматизации – достаточно длительный процесс. А вот как вы считаете, какое среднее количество времени занимает вопрос автоматизации?
На самом деле, внедрять систему не сложно, а сроки внедрения зависят от многих факторов. Нельзя сказать, что вы можете внедрить за две недели или за полгода. Все зависит от списка требований к системе со стороны компании и от тех задач, которые компания хочет решить с помощью автоматизации. Безусловно, нужно делить на этапы. Если сначала мы наполняем информационную базу сотрудников компании, то это можно сделать и за неделю. Нужно просто понимать, какая информация уже есть в компании. Если мы говорим об автоматизации процесса рекрутинга, то это может быть от двух недель до месяца в зависимости от того, какого размера компания и какую она выбрала систему. Тем более, что многие компании-разработчики предлагают такую услугу, как размещение базы компании на своей платформе. Это делается довольно легко.
Больше всего времени занимает настройка взаимодействия HR-отдела с другими структурными подразделениями, которые тоже принимают участие в подборе персонала. Важно, чтобы они давали обратную связь в установленные сроки, корректно заполняли формы в программе. Я знаю, что есть программа, которая напоминает специалисту, что у него есть незакрытые задачи. Есть подкрепление чат-ботами, которые присылают напоминания в мессенджер. Это все способствует внедрению.
Если привлекать внешних консультантов, то процесс может пойти быстрее. Они помогут прописать бизнес-процессы, настроить цепочку взаимодействия и, вместе со штатными сотрудниками, процесс будет занимать до 8 месяцев.
Посоветуйте какие-то системы, которые сейчас популярны в Украине?
Я знакома со многими HRМ-системами. Компания выбирает то решение, которое больше подходит для ее задач. Есть облачные, коробочные, русскоязычные, англоязычные системы, которые легко адаптируются под любой бизнес-процесс, а есть сложно адаптируемые. Есть системы, внедрение которых занимает очень длительный период времени и их невозможно внедрить за 2-3 месяца. А есть облачные приложения, которые легко внедряются.
Если вы бы выбирали самостоятельно, как бы вы построили свой выбор?
Я сторонник отечественных решений. Зарубежные системы не всегда корректно понимают кириллицу. Бывает, что вводишь текст, потом открываешь карточку кандидата – и видишь там непонятно что. Также важны законодательные аспекты. Если система не соблюдает определенные нормы, а ты работаешь с документацией, могут возникать проблемы. Логика таких процессов разная в разных странах. И соблюдать логику зарубежных систем может быть довольно сложно.
Если компания работает в Украине или Беларуси – стоит выбрать русскоязычную программу с понятной логикой. К тому же, все эти системы чем-то похожи. Ты понимаешь, куда заходить, что нажимать, какую галочку поставить. Важное значение имеет и язык поддержки.
Скажите, для HR умение автоматизировать процессы является дополнительным бонусом к зарплате?
Я могу сказать, что навык автоматизации HR – это уже must have для любого специалиста. Знание сервисов, которые облегчают, упрощают, ускоряют процессы работы с персоналом, — это уже не пожелание, а требование к кандидатам. Мы прекрасно понимаем, что любой работодатель хочет получить в штат эффективного специалиста, который получит задачу и быстро с ней справится. А для этого нужно понимать, какие инструменты будут помогать в ее решении. И без знания современных инструментов сложно претендовать на достойную вакансию с соответствующим уровнем заработной платы. И если специалист хочет повышать свою ценность на рынке труда, он должен улучшать свои компетенции и навыки.
Расскажите подробнее, что конкретно можно автоматизировать
Для начала – это снижение рутинных задач. Сохранить резюме, открыть, посмотреть, поработать с базой. Системы по ряду фильтров позволяют находить довольно быстро подходящие резюме. Когда проводится оценка персонала и сотрудников при найме или ежегодной аттестации, не приходится обрабатывать данные вручную. Специалист тратит время на то, чтобы создать анкету. А аналитику уже считает программа, специалисту нужно только проанализировать полученные данные. Когда мы говорим об автоматизации базы знаний сотрудников, то людей интересует, сколько дней отпуска у них осталось, где находится тот или иной документ и т.д. И такая внутренняя коммуникация отнимает время. А HRМ-системы позволяют хранить базы данных компании, шаблоны документов, инструкции. В разных разделах можно давать разные права доступа. И сотрудники уже будут знать, где что находится, и не отвлекать отдел кадров и HR-менеджера. Также можно автоматизировать опросы, анкетирование, систему дистанционного обучения сотрудников.
Насколько дорого диджитализировать HR и помогает ли это сэкономить средства?
Безусловно. Если у рекрутера экономится время и он не занимается рутинными задачами, он может закрывать больше вакансий, больше времени уделить отобранным кандидатам, проработке плана адаптации или отладке коммуникации между структурными подразделениями. Это все влияет на эффективность отдела персонала в целом. Если отдел персонала эффективен, то это, безусловно, выливается в эффективность всего персонала компании. Бизнес-аналитики на наших проектах непосредственно просчитывают KPI, делают прогнозы и учитывают риски. Я могу сказать, что мы не беремся за те проекты, где отсутствует какая-либо рентабельность. Мы делаем глубинную диагностику бизнес-процессов. У нас ни разу не было такого, чтобы выгода была минимальная или незначительная. Автоматизация – это колоссальная выгода для компании, которая выливается в финансовую прибыль. Персонал становится эффективнее, решение принимаются быстрее, люди быстрее справляются с задачами, KPI растет.
А можете поделиться каким-то успешным кейсом клиента о том, что изменилось в компании после автоматизации?
Была одна небольшая компания с очень раздутым штатом. После автоматизации было сокращено несколько позиций, что привело к экономии ресурсов. Также были выявлены бизнес-процессы, которые дублировали функционал нескольких сотрудников, что утяжеляло принятие решений. Этот процесс также автоматизировали в HRМ-системе. Мы настроили цепочку взаимодействия, наладили коммуникацию между структурными подразделениями. После внедрения, когда мы обкатали все подводные камни и система заработала полноценно, в первый месяц работы прирост прибыли был 30%, и последующие месяцы она продолжала увеличиваться. Наши бизнес-аналитики сделали повторную диагностику для того, чтобы понимать, за счет чего и как люди воспринимают нововведения, выполняются ли наши рекомендации, выполняются ли алгоритмы бизнес-процессов. И мы увидели тенденцию, что люди действительно втянулись, справились со своим отторжением, нашли для себя плюсы и увидели, что у них появилось больше времени на задачи, которые развивают их профессионально.
Если в компании нет аналитиков, рабочей группы, которая могла бы помочь с принятием решения, что делать?
Здесь я могу порекомендовать набраться терпения, но, в первую очередь, самообучаться, смотреть, изучать, спрашивать у коллег реальные кейсы, как они их внедряли, что для этого делали, какие предпринимали действия. Самостоятельно HR-специалисту с таким проектом справиться будет очень сложно. Если нет штатного бизнес-аналитика, найдите экономиста, финансиста. В любом случае есть люди, которые хорошо работают с цифрами, могут посчитать и выделить ключевые показатели, повлияют в последующем на прибыль компании. Иначе вы не сможете убедить собственника, что автоматизацию нужно внедрять. Если нет штатного IT-специалиста, можно обратиться к компании, продукт которой вы выбрали. У них есть свои специалисты, и они с удовольствием помогут, расскажут функционал, покажут, как разобраться, как правильно настроить и помогут обучить сотрудников компании.
А какие есть примеры ключевых показателей при выборе HRМ-систем?
Выгоды внедрения HRМ-систем можно делить поэтапно. Есть выгоды от внедрения, если мы говорим о процессе управления рекрутингом, качеством человеческого капитала, управления адаптацией. Приведу несколько KPI, которые мы включаем в проекты. Например, процент выполнения сотрудниками установленных KPI, процент выполнения плана продаж, плана производства, плана закупок, процент вовлеченности и удовлетворённости сотрудников. Также мы смотрим на тенденцию текучести персонала, укомплектованность штата компании, рост доли нанятых кандидатов от прошедших интервью. Этих показателей много, но они очень индивидуальны зависят от того, какую проблематику мы решаем с помощью автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.
Что бы вы посоветовали HR и владельцам бизнеса?
Во-первых, не стоит бояться автоматизации бизнес-процессов. Сейчас это уже крайняя необходимость для любого бизнеса, если бизнес хочет развиваться и существовать. HR-специалистам могут посоветовать не бояться инициировать автоматизацию. Даже если вы чего-то не знаете или не умеете, есть люди, которые могут вам в этом помочь: это и курсы, и консультанты, и коллеги. Автоматизация может решить огромное количество проблем. На рынке есть предложения, которые достойны внимания и могут дать весь функционал для автоматизации бизнес-задач.
Прослушать аудиоверсию интервью можно по ссылке
