Допустим, у вас в команде работает от десяти до двадцати человек. Не столь важно, чем вы занимаетесь. Большинство дел вы ведете где-то между Google Календарем, Google доками, записками в блокноте и чатами в Telegram и/или Facebook. Наступает критический момент – вы перестаете помнить кто и что должен сделать, а главное – зачем.
Можно перегруппироваться, почистить документы, перенести заметки из блокнотика в Google Keep, но не факт, что этих действий хватит надолго. Гораздо эффективнее – завести таск-менеджер для своей компании.
Что это?
Таск-менеджер – это система управления проектами. Они бывают как предельно простыми (как Any.Do) так и громоздкими и сложными (как Microsoft Project), бесплатными и платными (почти все). А еще у них всех совершенно разная функциональность.
Зачем это?
Таск-менеджер экономит силы, время и деньги компании. Он позволяет собрать в одном месте все ваши задачи, назначить ответственных, расставить дедлайны, собрать хранилище файлов, расписать общий план проекта и даже оценить эффективность работы каждого сотрудника. Вот только разные системы заточены под разные функции. Поэтому таск-менеджер нужно выбирать в соответствии с особенностями вашего проекта.
С чего начать?
С размера команды. Если в вашем проекте 2-3 человека, не факт, что вам вообще понадобится таск-менеджер. Скорее всего вам удается удерживать поток дел в личных чатах.
Если же ваша компания насчитывает от 4-5 человек и больше, то стоит задуматься о четкой систематизации работы.
Дальше стоит спросить себя – вам будет достаточно простого списка задач или нужна структура с большим количеством возможностей и уровней иерархии?
Списки задач
Todoist
Минималистичная система, которая прекрасно справляется с возложенными на себя функциями. Todoist – это To-Do список, который пригодится как для ведения личных, так и рабочих задач. Бесплатная функциональность позволит добавлять таски и разделять их по основным группам. Премиум за $3/месяц «открывает» ярлыки, приоритетность и возможность назначать таски другим людям. Из бонусов – очень приятные приложения под iOS и Android.
Any.Do
Очень похожий таск-менеджер по своей сути, но выполненный в несколько другом дизайне. Премиум за $6/месяц дает широкие возможности кастомизации интерфейса, доступ к геолокации и шейрингу задач. Приложения тоже весьма на уровне.
Нечто среднее
Trello
Trello занимает нишу где-то между простыми To-Do менеджерами и комплексными системами. По большому счету это система-симулятор канбан-досок. То есть можно выстроить несколько To-Do списков и разделить каждый по категориям, например, «нужно сделать», «в работе» и «готово». Trello отлично подойдет для фиксации задач внутри небольшой команды, к тому же имеет достаточно широкие возможности в рамках бесплатной версии. Но имеет и свои минусы – если не приучить команду постоянно отмечать прогресс и переносить задачи из одного списка в другой, они начинают теряться.
Slack
Несмотря на то, что Slack выглядит как система корпоративных чатов, на самом деле возможности этой программы гораздо шире. Секрет кроется в надстройках. К Slack можно присоединить практически все, что угодно: от интеграции с Google Docs до ботов, которые будут отслеживать упоминания вашей компании по интернету. Из плюсов: для небольшой команды базовой бесплатной версии хватит с головой. Из минусов: это не таск-менеджер в классическом понимании, а скорее платформа для коммуникаций, которую можно использовать как таск-менеджер.
Универсальные системы
Если простого списка дел и чата для вас недостаточно, то стоит обратить внимание на более серьезные системы, которые пригодятся как небольшим командам, так и масштабным проектам. Что особенно удобно, если вы планируете серьезный рост вашей компании.
Asana
Известная американская система, которая позволяет распределять задачи по проектам, назначать дедлайны и ответственных и формировать отчетность по проекту. По мере расширения тарифного плана – увеличивается количество доступных функций, включая более глубокий уровень редактирования задач, внимания техподдержки и уровня защиты профилей.
Базовая версия неограниченная, позволяет ознакомиться с основными функциями программы. Премиум стартует от $10,99 за пользователя в месяц.
Worksection
Украинская система, которая сочетает в себе несколько крайне полезных функций. Базис – разделение всей работы на отдельные проекты, за которыми удобно следить. Команды также можно делить на подкоманды и назначать на разные проекты, таким образом не заваливая сотрудников кучей ненужной информации. Из уникальных свойств программы: диаграмма Ганта, которая позволяет посмотреть на проект «издалека», канбан-доски и тайм-трекинг. Из неожиданных, но приятных бонусов – очень оперативная техподдержка, которая владеет украинским и русским языками.
Первые 14 дней – бесплатно, и их будет достаточно, чтобы оценить, подойдет ли эта программа для вашего проекта. Далее – от $29,99 в месяц.
Интеграция систем
Самое главное, после того, как вы выбрали систему и зарегистрировались в ней, – заставить команду ей пользоваться. Это может оказаться не так просто, потому что ломать старые привычки и договариваться обо все в чатах или по телефону все еще может казаться гораздо удобнее. От этого может возникать ощущения, что от таск-менеджера нет никакого толку.
Но как только вам удастся перевести сотрудников на полноценную работу и фиксирование задач именно внутри системы управления проектами, результат не заставит себя ждать.
