Автор: Евгений Загладько — бизнес-журналист, специалист по развитию бизнеса
Общая законодательная база Украины готова к электронному документообороту, но еще остались нюансы, которые требуют разъяснения. Юрист и координатор подкомитета по вопросам ЭДО и электронным доверительным услугам ИКТ комитета СУП Кристина Венгриняк и продакт-менеджер Intecracy Deals Артем Семенов отвечают на вопросы, которые часто задают руководители и сотрудники компаний, при переходе на электронный документооборот.
Где и как проверить, что квалифицированная электронная подпись (КЭП) контрагента, которой он подписал документ, действительна и актуальна?
Квалифицированную электронную подпись контрагента можно проверить на странице «Проверить подпись» сайта Центрального удостоверяющего органа (ЦУО). Для этого нужно загрузить файл подписанного электронного документа и сертификата КЭП, который был сформирован при его подписании. После этого, на экране вы увидите информацию о том, не была ли нарушена целостность документа, ФИО подписанта, его должность, номер сертификата, метку времени (которая говорит о времени нанесения на документ электронной подписи) и срок действия сертификата КЭП. Сервис работает круглосуточно , регистрироваться, чтобы проверить КЭП или документ, не нужно.
Если человек, имеющий право подписи, совмещает работу в разных компаниях, может ли он использовать одну КЭП для подписания документов разных предприятий?
Нет. Для подписания документов по каждой компании у сотрудника должна быть отдельная КЭП. Чтобы получить электронную подпись от лица компании, необходимо предоставить документы, с перечнем которых можно ознакомиться на сайте соответствующего субъекта предоставления электронных доверительных услуг, у которого вы планируете получать КЭП. В частности, вам необходимо будет предоставить документ, на основании которого вы имеете право подписывать документы от имени компании. Это может быть, например, устав или доверенность.
Будет ли легитимен документ через десять лет после его подписания, ведь срок действия КЭП к тому времени уже закончится. Можно ли будет тогда проверить легитимность подписи?
Срок действия документа и срок действия подписи — это разные юридические понятия. В Законе предусмотрено, что когда вы подписываете документ в электронном виде, ваша КЭП должна быть действительной на момент подписания данного документа. Соответственно, после подписания такой документ является юридически значимым и окончание действия КЭП никак не повлияет на его легитимность. Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Срок его хранения тоже ничем не отличается. Если говорить о технической стороне вопроса, то многое зависит от того, какая технология использовалась при наложении электронной подписи. В некоторых случаях, через десять лет невозможно будет проверить документ, если он был подписан неправильно, при использовании технологий, которые уже не поддерживаются. Контейнер (архивный файл), в котором содержится документ, должен содержать соответствующий сертификат и метку времени. Сейчас большинство систем электронного документооборота используют правильные технологии, но есть и такие, которые не соответствуют современным стандартам. Поэтому, при выборе системы необходимо обращать на это внимание. Система электронного, юридически значимого документооборота Deals соответствует современным техническим характеристикам (документы, подписанные в этой системе можно будет проверить через пять, десять, двадцать лет).
Что является оригиналом электронного документа?
Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» дает четкий ответ на этот вопрос. Согласно статье 7, оригиналом является электронный документ с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью. В случае, если подписанный электронный документ вместе с файлами подписи был скопирован и отправлен, контрагенту или в налоговую, то будет считаться, что вы отправили оригинал документа. То есть и у вас, и в налоговой/у контрагента будут оригиналы документа. Стоит помнить о том, что сам документ и подписи к нему могут храниться в одном файле — PDF или ZIP архиве, или отдельно — файл документа плюс файл/файлы подписи. Исходя из анализа Закона, копией можно считать файл документа без файла подписи, засвидетельствованный собственной КЭП. Что касается засвидетельствования оригинала электронного документа в бумажном виде, то вы распечатываете электронный документ в бумажном виде и засвидетельствуете его в установленном законом порядке — ставите дату, должность, инициалы, подпись.
Чем отличаются КЭП директора компании от его же собственной подписи как обычного физлица? Может ли система документооборота отличить такие подписи?
У одного человека может быть несколько КЭП — для личных нужд и для профессиональной деятельности. В электронной подписи, которую выдает сотруднику компания, указаны его имя и код ЕГРПУО организации. В личном КЭП, вместо кода организации прописан индивидуальный налоговый номер человека. Если сотрудник попытается использовать свою личную КЭП для подписания документов от имени компании, в которой он работает, система документооборота не даст ему это сделать.
Чем квалифицированная электронная подпись отличается от электронной цифровой подписи (ЭЦП)?
После принятия в ноябре 2018 года Закона «Об электронных доверительных услугах», утратил силу Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 2003 года, в котором было введено понятие «электронная цифровая подпись». В новом законе такого понятия нет, зато появилось определение «квалифицированной цифровой подписи». Те электронные цифровые подписи, которые были выданы до вступления Закона в силу, остались действительны. Таким образом, разница между ЭЦП и КЭП — только в формулировке названия в действующем законодательстве и технологиях их создания. Тем не менее, стоит помнить о том, что новые КЭП приведены в соответствие с европейскими стандартами, которые используются при создании электронной подписи.
Что такое защищенный носитель и чем он отличается от обычной флешки?
Защищенный носитель — это аппаратное устройство для безопасного хранения электронной подписи. Оно позволяет защитить все криптографические преобразования при работе пользователя. Генерация цифровой подписи происходит непосредственно в самом устройстве. Для каждого личного ключа используется отдельный носитель. Если цифровая подпись хранится на обычном носителе, например флешке, этот файл можно скопировать. Кроме того, существует множество вирусов, которые это делают. Образно говоря, защищенный носитель — это ключ от двери, с которого нельзя сделать дубликат. В случае с обычной флешкой, дубликат можно сделать легко, и владелец об этом даже не узнает. Если сам защищенный носитель будет украден, его хозяин быстро это заметит и аннулирует подпись. Поэтому использование защищенного носителя повышает уровень безопасности.
Органы государственной власти и все субъекты, уполномоченные выступать в роли государственных регистраторов, обязаны использовать исключительно КЭП, которая хранится на защищенном носителе (токене). Еще один вид защищенного носителя — специальная SIM-карта смартфона. На ней можно хранить КЭП, предоставляемую операторами мобильной связи Украины — Mobile ID.
Чем отличается КЭП от Mobile ID?
Только устройством, на котором храниться электронная подпись. Mobile ID — это технология, которая предусматривает, что КЭП записывается на сим-карту и хранится на ней.
Можно ли передавать КЭП другому человеку, чтобы он подписал документ от лица владельца этой электронной подписи?
Нет. В Законе четко определено, что КЭП должен использовать только тот человек, которому она была выдана. В случае, если электронная подпись была передана другому лицу, она будет считаться скомпрометированной, а подписанные таким образом документы могут быть признаны недействительными. Подобные действия — противозаконны.
Есть ли разница между КЭП, выданными разными квалифицированными поставщиками электронных доверительных услуг? Одинаково ли они надежны?
Если Квалифицированный поставщик электронных доверительных услуг прошел сертификацию и занесен в список Центрального удостоверяющего органа, то разницы между КЭП таких поставщиков нет. Все они одинаково надежны и соответствуют требованиям закона. Вместе с тем, в Законе Украины «Об электронных доверительных услугах» указано, что в случае, если Квалифицированный поставщик прекратил свою деятельность, все выданные им КЭП аннулируются. Документы, подписанные с помощью таких КЭП до момента ликвидации поставщика не утратят легитимности, но для дальнейшей работы вам необходимо будет получить новую электронную подпись, а это — время и, может быть, деньги. Риск незначительный, но чтобы его избежать, имеет смысл получать КЭП в субъектах предоставления электронных доверительных услуг, созданных, например, при Министерстве юстиции или Государственной фискальной службе .
Можно ли вносить изменения в уже подписанные электронные документы?
Нет, правки в электронный документ вносить нельзя, иначе он утратит свою целостность. В данном случае есть несколько вариантов решения проблемы. Первый — заменить уже подписанный документ. В некоторых системах документооборота, есть возможность отправить контрагенту запрос на удаление документа. И если вторая сторона дает на это согласие, документ удаляется из системы и аннулируется. После чего можно будет согласовать и подписать документ в новой редакции. Этот способ можно использовать только в случае, если вы на 100% уверены в том, что другая сторона не скачивала документ из системы. Если это произошло, документ с вашей подписью сохраниться у контрагента даже после его удаления из системы. Он будет иметь юридическую силу, так как подписан вами и может быть использован против вас. Таким образом, рекомендовать этот способ сложно. Второй предусмотренный законом способ внести изменения в документ — создать дополнительное соглашение о внесении изменений в действующий документ. Третий вариант — прекратить действие документа, который уже был подписан с помощью дополнительного соглашения и затем подписать новый. Таким образом все стадии жизненного цикла документа будут зафиксированы.
Есть ли какие-то особенности подписания документов с физлицами?
Вы можете совершенно спокойно подписывать документы с физлицами в электронном виде. И просто физлицо, и ФЛП могут получить КЭП и подписывать ею документы. Раньше необходимо было иметь отдельные электронные подписи для физлица и ФЛП, но год назад это требование отменили. Сейчас достаточно иметь одну КЭП, которую вы можете использовать и как личную подпись, и как подпись ФЛП.
Как проверить полномочия подписанта в рамках одного юрлица, где код предприятия совпадает?
При регистрации организации в системе документооборота, указывается ее код. И все пользователи в рамках этой организации, которые подписывают документы, будут использовать электронные подписи, выданные для подписания документов только от лица этой организации.
Как происходит проверка электронных документов контролирующими органами?
При необходимости предоставить для проверки документы контролирующим органам, вы пересылаете или даете им доступ к файлам, которые были запрошены. После этого на сайте Центрального удостоверяющего органа происходит проверка целостности предоставленных документов и подписей к ним. Если документ необходимо распечатать, то в системе Deals реализована функция нанесения на документ визуальной отметки. При печати на документе отображается вся информация о подписанте, времени подписи и сертификате: кем он выдан и его серийный номер. После этого документ можно легко проверить по номеру сертификата.
